Enfrentarse a un balance y sus asientos no es nada sencillo. Necesitas conocimientos financieros y experiencia aplicándolos. Precisamente por eso existimos y trabajamos las asesorías contables como Castellana Consultores. Nuestro equipo de especialistas domina conceptos concretos y complejos entre los que está el que detallamos a continuación: gastos anticipados. Un término clave en la contabilidad de cualquier negocio, por lo que comprenderlo es esencial para la solvencia, el rendimiento y la planificación de cualquier negocio.

Definición de gastos anticipados

Comencemos definiendo qué son los gastos anticipados. Se trata de pagos por bienes o servicios que aún no has consumido o utilizado completamente, pero que generarán beneficios. Por eso se registran como activos en el balance. Suelen ser pagos por alquileres, seguros o publicidad y van  considerándose gasto conforme se van utilizando. Esa consideración como gasto se realiza en base al tiempo o uso que se haga de ellos.

Los pagos anticipados en contabilidad no deben confundirse con los gastos corrientes, que se recogen directamente en la cuenta de resultados al haberse consumido o usado en el periodo contable correspondiente. En cambio, los anticipados se han pagado antes de la fecha. Esto es, no han tenido todavía una correlación con los ingresos.

Asiento contable para los gastos anticipados

En cuanto a cómo se registran, los gastos anticipados como asiento contable dependerán del tipo de gasto que sean y de cómo se paguen. Pongamos el ejemplo de un pago anticipado y por transferencia para alquiler un local por doce meses. El asiento contable sería:

1. Al realizar el pago:

• Cuenta bancaria Haber Importe del pago
• Gastos anticipados  Debe Importe del pago

2. Al final del mes (o periodo contable) para considerar el gasto:

• Gastos anticipados  Haber Importe del pago / 12 meses
• Gasto de alquiler  Debe Importe del pago / 12 meses

Este asiento lo realizarías al final de cada mes (o periodo contable) para ir considerando gasto del ejercicio el gasto anticipado, proporcionalmente al tiempo que utilizas el local. Al pasar los doce meses el saldo de la cuenta de gastos anticipados en el balance debería haber pasado íntegramente a gasto del ejercicio. Es decir, el saldo debería ser cero y todo el gasto deberías registrarlo en la cuenta correspondiente de alquiler.

Cuentas Contables asociadas a los gastos anticipados

Por su parte, las cuentas contables asociadas a los gastos anticipados varían según la naturaleza del gasto y la política contable de la empresa. Así mismo, las más comunes son:

• Gastos anticipados. Es la cuenta contable para anotar el pago anticipado realizado por la empresa.
• Alquileres. Recoge los pagos anticipados por el alquiler de locales, oficinas u otros espacios.
• Publicidad. Registra los pagos adelantados por publicidad (compra de espacios publicitarios, campañas de marketing…).
• Intereses anticipados. Es la cuenta en la que se apuntan los intereses pagados por anticipado en productos financieros como préstamos o bonos.

Todas cuentas contables de gastos anticipados,  se registran en el activo del balance, ya que se espera que den beneficio a futuro.

Balance y cuenta de pérdidas y ganancias

Ya que hemos hablado del balance y de las cuentas de pérdidas y ganancias en relación con los gastos anticipados, explicamos ambos conceptos. Los dos son estados financieros fundamentales en la contabilidad, pero con matices:

• El balance refleja la solvencia y la liquidez financiera de una empresa en un momento determinado. Se divide en activo (bienes y derechos) y pasivo (obligaciones y deudas) y la diferencia entre ambos es el patrimonio neto.
• La cuenta de pérdidas y ganancias refleja los ingresos y gastos durante un tiempo (normalmente un año). Por lo tanto, permite conocer el rendimiento económico del negocio. A su vez, se divide en ingresos y gastos y su diferencia es el resultado del ejercicio, que será positivo (beneficio) o negativo (pérdida).

En resumen, el balance muestra la situación financiera de la organización, mientras que la cuenta de pérdidas y ganancias indica el rendimiento económico de la compañía. Por eso, son fundamentales.

Ejemplo de gastos anticipados

No obstante, todo se ve más claro con casos prácticos. Por eso, aunque ya hemos citado uno en líneas superiores, concluimos con otro ejemplo de gasto anticipado muy habitual hoy en día.

Supongamos que contratas una póliza de seguro para tu maquinaria con las siguientes condiciones:

• Duración: tres años.
• Coste: 5.000 euros.
• Pago anticipado de 3.500 euros para obtener un descuento.

En este caso, el pago anticipado de 3.500 euros lo registras como activo y como un gasto anticipado en el balance. Conforme transcurre el tiempo debes llevarlo a gasto durante los tres años. Si el periodo contable es anual dividirás el gasto en tres partes iguales. En este caso, registrarás un gasto anual de 1.166,67 euros durante la duración de la póliza y cada año anotarás un asiento contable similar a este:

• Gastos anticipados: 1.166,67 euros ()(crédito)
• Gastos de seguro: 1.166,67 euros () (débito)

¿Sigues con dudas? ¿Conceptos complejos y difíciles de asimilar? No te preocupes, es normal. Por eso, numerosas compañías optan por externalizar su gestión fiscal y contable, lo que puede ser de gran ayuda para ti también. En ese caso, contáctanos y te explicamos cualquier duda que tengas con la contabilidad de tu negocio.