Tipos de facturas en España, ejemplos y características

La facturación es un tema complejo, más aún en esta era digital. Estamos en un momento en el que conviven distintas formas de pago, por lo que hay muchas dudas sobre cómo facturar y qué tipos de facturas existen hoy en día. Pero no te preocupes, que desde una  asesoría fiscal de garantía como Castellana Consultores te vamos a explicar cuáles son las más comunes.

Factura ordinaria

Comenzamos por la factura ordinaria. Es la que se utiliza en transacciones comerciales para registrar la venta de bienes o prestación de servicios. Debe detallar información como la fecha de la venta, la descripción de los productos y servicios, el precio y los impuestos correspondientes.

Como ejemplo de factura ordinaria podríamos utilizar cualquiera que recoja la compra de un producto en un comercio. Supongamos que adquieres un portátil por 1.000 euros en una tienda de electrónica. En esa operación la factura será ordinaria y debe incluir:

• La descripción.
• La fecha.
• El precio.
• Los impuestos que aplican (generalmente IVA).
• Los términos de pago.
• La dirección, el domicilio, la razón social y el NIF del vendedor y del comprador.

Este tipo de factura suele ser muy extensa, ya que recoge toda la información legal necesaria. De hecho, el  es la normativa que estipula los datos que obligatoriamente debe contener cualquier factura.

Factura simplificada (ticket de compra)

La factura simplificada es la que se utiliza en transacciones comerciales de menor importe, cuando no se requiere una información muy detallada. Por eso también se les llama ticket de compra.

Un ejemplo de factura simplificada podría ser la que emite una cafetería. En ella se detalla la cantidad total pagada por lo consumido sin especificar cada producto. Por ejemplo, si pagas dos cafés y un croissant por 7 euros, la factura simplificada indicaría simplemente «Productos varios: 7 euros», sin concretar cada producto.

Así mismo, se diferencia de la ordinaria en que no está obligada a incluir tanta información sobre la operación, especialmente la identificación del comprador. Por eso mismo, hay casos en los que no se puede emitir una factura simplificada. Por ejemplo, cuando la operación tiene como destinatario (comprador) a otra empresa o profesional, o cuando se supera un determinado umbral de facturación.

Factura proforma

El tercer tipo de factura es la conocida como factura proforma. Se trata del documento que proporciona una estimación del coste de los bienes o servicios que se van a adquirir. Es preliminar y no representa una venta real, sino que se emite para informar sobre el coste previsto para una compraventa.

Por ejemplo, es habitual que las entidades financieras soliciten facturas proforma antes de conceder un préstamo para comprar un vehículo. Así, una proforma recogerá el precio del coche y una vez que el cliente ha aceptado la cotización, se emite una factura ordinaria para completar la transacción.

Factura rectificativa

Si emites cualquier tipo de factura con algún error, siempre puedes corregirla. Para eso está la factura rectificativa, que se emite para corregir errores o discrepancias o para modificar o actualizar una original. Por lo tanto, garantiza que la información es precisa y correcta y evita confusiones o conflictos entre las partes.

Un ejemplo de factura rectificativa sería cuando una compañía emite una factura con un importe incorrecto. Para corregirlo, la empresa emitiría una factura rectificativa con el importe corregido y el motivo de la corrección, indicando que esta factura anula y sustituye a la original.

Factura recapitulativa

La factura recapitulativa es la que resume las transacciones de varias facturas en una. Se emplean comúnmente cuando una empresa ha emitido más de una factura para un mismo cliente y desea simplificar el proceso de pago. Eso sí, debes tener claro que no sustituyen a las originales, sino que aúnan varias en un solo documento.

Por ejemplo, son comunes cuando una empresa ha proporcionado servicios a un cliente a lo largo de un mes y ha emitido varias facturas por diferentes trabajos. En lugar de requerir al cliente que pague cada factura por separado, la empresa podría emitir una factura recapitulativa que incluya todas las transacciones de ese mes. De esta manera, el cliente solo abonará un pago por todas las facturas.

Factura electrónica

Por último, tenemos la factura electrónica que puede ser cualquiera de las anteriores, siempre que se genere en formato digital. Tiene la misma validez legal que una en papel y cada vez es más común por sus ventajas en términos de eficiencia, seguridad y sostenibilidad. Además, reducen costes, tiempos, papel y tinta y el riesgo de fraude.

Cualquier factura de una tienda online es un ejemplo de factura electrónica, ya que se envía automáticamente al correo electrónico tras la compra. Para ello, se emplean softwares de facturación electrónica con los que generar y gestionar las facturas.

Ten en cuenta que la factura electrónica debe cumplir con los mismos requisitos legales que una convencional. Es decir, que debe incluir la misma información. Por lo tanto, también es cierto que cualquier tipo de factura descrita antes puede ser electrónica al mismo tiempo.

Para concluir lo único que nos queda es aconsejarte sobre varias cuestiones relativas a tus facturas. Infórmate de los requisitos legales, sé claro y detallado en la información que incluyes en ellas, automatiza su emisión con un diseño coherente y realiza el seguimiento. Y, sobre todo, no te quedas con dudas sobre los tipos de facturas. En Castellana Consultores estaremos encantados de resolverlas.