Funciones e importancia de un DPO (Delegado de Protección de Datos) en una empresa

Tres letras, una sigla: DPO. Un acrónimo para referirnos a una figura clave en numerosas empresas. Desde la perspectiva de una asesoría laboral como Castellana Consultores este cargo es fundamental en el organigrama de las organizaciones. Debemos conocer cuál es su importancia, las funciones que desempeña este y los requisitos que debe cumplir quien quiera formarse para ello. Estas son precisamente las cuestiones que desgranamos a continuación.

¿Qué es un DPO?

Comencemos definiendo qué es un DPO. Estas siglas responden a Delegado de Protección de Datos y hacen referencia al profesional experto en protección de datos personales designado por una empresa u organización que garantiza el cumplimiento de las leyes y regulaciones de privacidad de datos. También, en un escenario laboral en el que predominan los anglicismos, se le llama Data Officer Protection (DOP).

En cuanto a sus responsabilidades generales, el DPO debe asesorar y supervisar la gestión de los datos personales de clientes, empleados y terceros. Además, es el punto de contacto para cualquier consulta relacionada con ello. Por lo tanto, es un garante de la privacidad y la protección de los datos dentro de una empresa.

¿Es obligatorio contar con un DPO en la empresa?

A su vez, la obligación de contar con un DPO depende principalmente del tipo de datos que la organización maneja y procesa y de la ubicación geográfica de la misma. En general, habrá que designar un DPO para la protección de datos si:

• La empresa es una administración u organismo público.
• Las actividades principales consisten en procesar datos que conllevan una supervisión regular y sistemática a gran escala de personas físicas.
• Las actividades de la empresa conllevan gestionar a gran escala categorías especiales de información personal (salud o datos biométricos, por ejemplo).
• Es una empresa internacional sujeta al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea. En este caso, es obligatorio designar un delegado de protección de datos según la RGPD en la mayoría de casos.

De todas formas, aunque la figura del delegado de protección de datos según el reglamento no sea obligatoria, siempre es recomendable. Su desempeño garantiza el cumplimiento de las leyes y regulaciones y protege la privacidad de clientes y empleados.

Funciones de un DPO en la empresa

Precisamente para lograr esos objetivos, al DPO se le asignan unas funciones generales. Responsabilidades que varían en función del tamaño y del tipo de empresa, pero que, a grandes rasgos, suelen ser las que explicamos a continuación:

• Asesoramiento. El DPO es responsable de asesorar a la compañía y a sus empleados sobre cuestiones relacionadas con la protección de datos y la privacidad. Esta función suele conllevar la elaboración de políticas y procedimientos internos, la realización de auditorías y la implementación de medidas de seguridad.
• Supervisión. El DPO también debe supervisar el cumplimiento de las leyes y regulaciones de protección de datos y privacidad. Para ello supervisará la gestión de datos personales, identificará riesgos y llevará a cabo acciones que mitiguen esos riesgos.
• Comunicación. El Delegado de Protección de Datos es el punto de contacto para cualquier consulta relacionada con la protección de la información y la privacidad. Es decir, atenderá consultas al respecto de clientes, empleados y autoridades.
• Cooperación. Otra de las funciones del DPO es colaborar con las autoridades en cualquier investigación o auditoría relacionada con la protección de datos.
• Formación. La figura del DPO debe asegurarse de que los empleados estén informados y capacitados sobre las leyes y regulaciones de protección de datos y privacidad.

En resumen, el DPO es responsable, por un lado, de que la organización cumpla con las leyes y regulaciones de protección de datos y privacidad. Por otro, es quien debe asegurarse que tanto empleados como clientes están informados y capacitados sobre estos temas.

Requisitos para ser un Delegado de Protección de Datos

Lo que está claro es que el puesto de DPO en las empresas tiene mucho futuro, ya que la información, en esta nueva era digital, es poder. Cada vez tiene más valor e importancia todo lo relativo a los datos y a su protección. Ahora bien, ¿qué requisitos hay que cumplir o cómo hay que formarse para esta prometedora profesión?

Para ser DPO existen ciertos requisitos que dependen del país y su legislación. En España debe ajustarse a lo establecido en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea y en la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD). Estos son:

• Conocimientos especializados. El DPO tiene que comprender profundamente las leyes y regulaciones de protección de datos, así como de mejores prácticas y tendencias en la industria.
• Experiencia. También debe tener experiencia en la gestión de la protección de datos y la privacidad (haber elaborado políticas, procedimientos, auditorías…).
• Habilidades comunicativas. Al DPO se le exigen ciertas habilidades de comunicación para interactuar con clientes, empleados y organismos reguladores. Esto puede incluir la capacidad de explicar cuestiones complejas y técnicas de manera clara y concisa.
• Autonomía. Este profesional debe ser independiente y no estar sujeto a ningún conflicto de intereses.
• Capacidad de supervisión. Un DPO tiene que ser capaz de supervisar la gestión de datos personales para garantizar que se cumplen las leyes en una empresa.

En este punto mencionamos a la AEPD (Agencia Española de Protección de Datos), que es la autoridad que garantiza el cumplimiento de la LOPDGDD. No fija requisitos específicos. Pero, con sus recursos, guías y programas de certificación cualquiera puede formarse como delegado de protección de datos según la AEPD.

Consejos para elegir un DPO adecuado en tu empresa

Por último, tras aclarar qué es un DPO, sus funciones y cómo formarse para ello, concluimos con cinco consejos para elegir el que mejor encaje en tu compañía.

1. Evalúa sus conocimientos y experiencia. Asegúrate de que tiene un conocimiento sólido de la normativa, así como experiencia en la gestión de la privacidad y la protección de datos.
2. Comprueba su independencia. Verifica que no tenga ninguna otra responsabilidad que pueda entrar en conflicto con su función como DPO.
3. Valora su capacidad de comunicación. Pregúntale acerca de su trayectoria en la comunicación y gestión de conflictos y si se siente cómodo interactuando con personas.
4. Busca referencias y acreditaciones. Pregunta por referencias en la gestión de la protección de datos.
5. Analiza su capacidad de adaptación. La normativa en este campo está en constante evolución, por lo que es importante que el DPO sea proactivo para mantenerse actualizado y preparado ante los cambios.

Como entenderás teniendo en cuenta este panorama digital en el que la información y la protección de datos son fundamentales, el DPO es clave. Su papel puede ser crucial, por lo que es muy importante elegir a alguien con los conocimientos, habilidades y experiencia adecuados. Y si necesitas ayuda o saber más, puedes consultárnoslo.