¿Qué es un certificado digital?
Se entiende por certificado digital todo fichero que permite tanto a personas físicas como a personas jurídicas autentificarse y firmar trámites electrónicamente. Así mismo, los certificados digitales suelen ser exigidos para cualquier gestión que se realice con la Administración Pública. Por eso, normalmente, también suelen ser emitidos, registrados y solicitados por ella.
En plena transformación digital el uso de los certificados electrónicos se ha popularizado enormemente. Muchos gobiernos y organismos dependientes, para fomentar la digitalización de la sociedad y de los tejidos empresariales y mercados, han aprobado medidas en favor del uso de documentos digitales. Por eso, cada vez es más frecuente realizar trámites administrativos que exigen contar con ellos y utilizarlos.
En esa línea, organismos tan conocidos y utilizados como la Agencia Tributaria (AEAT) o la Seguridad Social, establecen en su página web los certificados que admiten en sus trámites. Entre ellos están:
- El DNI electrónico.
- Los certificados que emite la propia Seguridad Social.
- La autoridad de Certificación de la Gerencia de Informática (ACGISS).
- Los sellos electrónicos.
- El listado de todos los certificados digitales que reconoce la propia Seguridad Social.
Entrando en dichas páginas y haciendo clic en cada uno de esos puntos se puede comprobar cuáles son y para qué trámites administrativos son necesarios.
¿Para qué sirve un certificado digital?
La función principal de los certificados digitales es posibilitar el realizar las gestiones administrativas de forma 100 % online garantizando la identidad personal del titular del certificado. Ya sea con administraciones públicas o con empresas privadas, los certificados digitales ofrecen la posibilidad de llevar a cabo trámites de forma mucho más ágil y cómoda y desde cualquier lugar. Para ello bastará con disponer de ese certificado en vigor y de un dispositivo con conexión a Internet.
A su vez, los certificados digitales son de gran utilidad a nivel fiscal para empresas y autónomos. Sin ir más lejos, son suficientes y válidos para presentar modelos trimestrales y anuales, lo cual ahorra tiempo en desplazamientos y complicaciones en cuanto a papeleos. De hecho, por normativa publicada en el BOE, tanto las personas jurídicas como las personas físicas que realizan actividades empresariales y profesionales por cuenta propia (autónomos) están obligados a relacionarse de manera telemática con la AEAT y con la Seguridad Social; para lo cual es imprescindible disponer del certificado digital de firma electrónica. Por eso, actualmente es el primer documento que exigen y tramitan la gran mayoría de asesorías para nuevos clientes que quieren comenzar a trabajar por cuenta propia, ya sean autónomos o sociedades.
Con los certificados digitales los ciudadanos pueden gestionar muchos trámites como los que se enumeran a continuación:
- Firmar electrónicamente documentos y formularios oficiales de las administraciones.
- Inscribirse en el padrón municipal y realizar consultas del mismo posteriormente.
- Consultar procesos e información de utilidad como multas de circulación, subvenciones y ayudas solicitadas, en épocas de elecciones la asignación de los colegios electorales…
- Presentar diferentes modelos tributarios y liquidar impuestos.
- Presentar reclamaciones y recursos con la Administración Pública.
En la página web del Ministerio de la Seguridad Social se puede acceder a toda la información pertinente sobre qué tramites se pueden llevar a cabo con un certificado online.
¿Cómo se obtiene un certificado electrónico?
Existen varias Autoridades de Certificación Reconocidas en España. Quizás la más famosa sea la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre. Por lo tanto, para obtenerlos hay que entrar en su página web y cumplimentar el formulario con los datos correspondientes. No obstante, el proceso puede variar en función de si se pide como persona física o como persona jurídica.
Personas físicas
Aunque la solicitud de un certificado electrónico se puede iniciar de forma online, tras introducir los datos y recibir un código por correo electrónico, se debe finalizar el trámite presencialmente en una oficina de la Agencia Tributaria. Allí habrá que identificarse presentanado el DNI, NIE o pasaporte. Posteriormente, se podrá descargar el certificado de nuevo en la página de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.
Personas jurídicas
Si se quiere solicitar un certificado digital como representante de personas jurídicas no inscritas en el Registro Mercantil o para situaciones de representación voluntaria, es obligatorio presentarse en la oficina de registro con un documento que así lo acredite.