Cómo contabilizar la bonificación de la formación
La formación continua es una ayuda ideal para el crecimiento de cualquier empresa. Más aún, si se financia con ayudas públicas. Sin embargo, suele haber dudas sobre cómo contabilizar la bonificación de la formación y los cursos sin bonificar. Una buena contabilidad ayuda a aprovechar los incentivos fiscales y a no cometer errores que acaben derivando en sanciones administrativas. Precisamente en este artículo, explicamos cómo hay que registrar estos gastos con los asientos contables correctos y con ejemplos prácticos. Y es que, como asesoría fiscal, en Castellana Consultores queremos ayudarte a gestionar tus recursos para que saques partido a la formación de tu plantilla.
¿Qué es la formación bonificada y cómo funciona?
Para empezar, la formación bonificada es un sistema gestionado por la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo (FUNDAE) que permite a las empresas formar a sus empleados sin coste. Para financiar esta formación de trabajadores, FUNDAE utiliza las cotizaciones que se pagan a la Seguridad Social.
En este sentido y para ser más concretos, las empresas deben saber que:
- Los cursos se financian a través de los seguros sociales.
- Solo pueden beneficiarse negocios con empleados dados de alta en el Régimen General. Por lo tanto, los autónomos no pueden acceder a este tipo de bonificaciones para su propia formación.
- La empresa es quien adelanta el coste del curso y lo recupera mediante bonificaciones en los seguros sociales.
- Existe un crédito anual asignado a cada empresa. La cantidad disponible depende de lo cotizado por formación profesional durante el año anterior.
- Los cursos deben estar relacionados con la actividad empresarial. No todas las formaciones son bonificables, ya que deben contribuir a la mejora de las competencias de los empleados en su ámbito laboral.
- Se requiere documentación y justificación. Las empresas deben conservar facturas, informes de asistencia y demás documentación justificativa en caso de inspección.
Cómo contabilizar un curso bonificado
Yendo a la contabilidad, cuando una compañía financia un curso bonificado, debe reflejar tanto el gasto de formación como la bonificación que recibe. Para ello, hay que realizar varios asientos contables en función del momento del proceso.
Asiento contable para el pago del curso
Por un lado, cuando la empresa paga la formación a la entidad formadora, se refleja en el balance de situación de la siguiente manera:
(649) Otros gastos sociales XXXX
a (572) Bancos XXXX
Así, este asiento demuestra que la empresa ha asumido un coste en concepto de formación.
Asiento contable para la bonificación aplicada
A su vez, al aplicar la bonificación en los seguros sociales, el asiento contable quedará así:
(476) Organismos de la Seguridad Social acreedores XXXX
a (740) Subvenciones, donaciones y legados XXXX
Por su parte, este asiento indica que la empresa recibe una subvención que cubre el coste del curso. Por ende, reduce la cantidad que debe abonar en seguros sociales.
Cuenta contable de los cursos de formación bonificados
Continuamos con la contabilidad de la formación bonificada y lo hacemos, concretamente, señalando que las cuentas más utilizadas para contabilizar cursos bonificados son las que acabamos de ver:
- (649) Otros gastos sociales: se emplea para registrar los gastos en formación.
- (740) Subvenciones, donaciones y legados: sirve para reflejar la bonificación aplicada.
- (476) Organismos de la Seguridad Social acreedores: se usa cuando se aplica la bonificación en las cotizaciones sociales.
Ejemplo práctico:
Veamos lo comentado hasta aquí con un ejemplo práctico. Una empresa con 10 empleados recibe un crédito anual de 1.000 euros para formación. Inscribe a sus empleados en un curso de 800 euros que paga inicialmente a la entidad formadora.
Posteriormente, aplica la bonificación en los seguros sociales, lo que rebaja el pago a la Seguridad Social por ese mismo importe. Por lo tanto, la contabilidad se vería así:
1. Pago del curso:
(649) Otros gastos sociales 800 €
a (572) Bancos 800 €
2. Aplicación de la bonificación:
(476) Organismos Seguridad Social acreedores 800 €
a (740) Subvenciones 800 €
Como ves, consiste en sustituir las cifras en los dos asientos contables que habíamos explicado en el apartado anterior.
Cómo contabilizar cursos de formación sin bonificación
Por otro lado, no todas las formaciones se contabilizan ni tributan como ayudas y subvenciones. Así mismo, cuando un curso no es bonificado, la empresa debe asumir íntegramente el gasto. Es decir, no recupera nada.
En este caso, a nivel de contabilidad, el asiento es más sencillo ya que solo hay que crear el asiento contable
(649) Otros gastos sociales XXXX
a (572) Bancos XXXX
Ejemplo práctico:
Supongamos que una empresa decide invertir en un curso de liderazgo para su equipo directivo, cuyo coste es de 1.500 €. Como este curso no es bonificable, la empresa debe asumir el gasto completo. Así que a nivel contable, habría que recogerlo así:
(649) Otros gastos sociales 1.500 €
a (572) Bancos 1.500 €
O sea, como en el ejemplo práctico que veíamos antes, tan solo tendrías que sustituir los valores. No obstante, en este caso solo en un asiento.
Diferencias clave entre formación bonificada y sin bonificar
Una vez explicado cómo contabilizar la formación bonificada y sin bonificar, comparamos ambas en esta tabla:
| Concepto | Formación bonificada | Formación sin bonificar |
|---|---|---|
| Financiación | Bonificación en seguros sociales | Pagado íntegramente por la empresa |
| Registro contable | (649) + (740) | (649) |
| Aplicación de costes | Se recupera mediante seguros sociales | No se recupera |
| Control administrativo | Requiere justificación y gestión en FUNDAE | No requiere trámites adicionales |
Lo que está claro es que contabilizar correctamente los cursos de formación, ya sean bonificados o sin bonificar, es esencial para una gestión financiera eficiente. Siguiendo estos pasos y con estos asientos contables, tu empresa podrá aprovechar la formación sin que afecte negativamente a las cuentas.
De todas formas, es un tema que plantea muchas más preguntas y dudas. En Castellana Consultores lo sabemos y, por eso, a continuación, dejamos una sección de preguntas frecuentes que resuelven las dudas más comunes al respecto.
Preguntas frecuentes sobre la contabilidad de la formación bonificada
¿Qué ocurre si la bonificación supera el crédito disponible?
Si una empresa aplica una bonificación mayor al crédito disponible, la diferencia no será bonificada y el negocio tendrá que asumir ese coste adicional.
¿Se pueden bonificar cursos para autónomos?
No, la formación bonificada está destinada exclusivamente a empresas con trabajadores dados de alta en el Régimen General.
¿Cómo se justifica ante una inspección?
Las empresas deben conservar toda la documentación relacionada con la formación bonificada (facturas, justificantes de pago, informes de seguimiento…) durante al menos cuatro años.
¿Cómo afecta la bonificación a la contabilidad de la empresa?
El gasto en formación bonificada se registra inicialmente como un coste, pero posteriormente se compensa con la bonificación aplicada. De este modo, el impacto en la cuenta de resultados es neutro, puesto que al principio es un gasto pero luego pasa a ser un ingreso por la deducción.
¿Hay un límite en la bonificación por trabajador?
Sí, FUNDAE establece límites en función del coste máximo por hora de formación y del crédito del que dispone cada empresa.
Por concluir y llegados a este punto, si tienes más dudas sobre la contabilidad de la formación en tu empresa, en Castellana Consultores te estamos esperando. Te ofrecemos asesoramiento fiscal y contable personalizado. Contáctanos y optimiza tu gestión financiera y tu fiscalidad
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